Virtuelle Poststelle & De-Mail


Rechtsverbindliche E-Mails an die Kreisverwaltung Borken

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher.  Rechtsverbindliche E-Mails können seit dem 15.01.2008 über die Virtuelle Poststelle (kurz: VPS) unter Verwendung der zentralen E-Mail-Adresse

an den Kreis gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Kreisverwaltung Borken eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Des weiteren können die Nachrichten an die Kreisverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden.


Der Kreis Borken ist auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Eine absenderbestätigte De-Mail gilt gemäß E-Government-Gesetz ab 01.07.2014 als Schriftformersatz. Die zentrale Eingangsadresse ist:

  • info@kreis-borken.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Entsprechende Konten bieten derzeit folgende Anbieter an:

  • Deutsche Telekom
  • Mentana-Claimsoft GmbH
  • 1&1 (United Internet AG)
  • gmx.de (United Internet AG)
  • web.de (United Internet AG)

Informationen zu technischen wie rechtlichen Hintergründen sowie eine Übersicht häufig gestellter Fragen (FAQ) erhalten sie bei der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.


Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW; § 36a Abs. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) Erstes Buch (I) - SGB I ) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung des Kreises Borken für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW und  § 36a Abs. 1 SGB I  ist eröffnet.

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Erläuterungen zur Verwendung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) des Kreises Borken elektronisch an die Kreisverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens des Kreises Borken unterstützt.

  • S/Mime

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter folgendem Link zum Download bereit: Kreis Borken.cer

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem  Signaturgesetz versehen sein muss. Der Kreis Borken kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust
  • DATEV eG
  • D-Trust
  • TeleSec
  • TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

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Allgemeine Hinweise & Dateiformate

Sollten Sie noch nicht eine der genannten Techniken zur elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat bis Version 9 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2007 (.doc, .docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2007 (.xls, .xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2007 (.ppt, .pptx, .pps, .ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • komprimierte Archiv-Dateien (.zip)
  • Tagged Image File Formate (.tif)

weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. 

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Borken und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

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Kontakt:

Telefon: 02861 82-2262
 

persönlich:

Kreishaus in Borken
Etage 1A
Burloer Str. 93
46325 Borken

Postanschrift Fachdienst Personal, Organisation und IT

Kreis Borken
Fachdienst Personal, Organisation und IT
46322 Borken

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